Sämtliche IT-Security-Spezialisten weltweit sind sich einig: Phishing Mails sind heutzutage die größte Bedrohung für die digitale Sicherheit mittelständischer Unternehmen. Diese betrügerischen Nachrichten sehen auf den ersten Blick oft harmlos aus, können aber verheerende Folgen haben. In diesem Artikel erfährst du, wie du Phishing Mails blockieren und dein Unternehmen mit unserer Hilfe effektiv vor solchen Angriffen schützen kannst.
Was sind Phishing-Mails und warum solltest du sie schon im Vorfeld blockieren?
Phishing-Mails sind E-Mails, die darauf abzielen, vertrauliche Informationen wie Passwörter, Kreditkartendaten oder andere sensible Informationen zu stehlen. Diese Mails täuschen vor, von einer vertrauenswürdigen Quelle zu stammen, wie z.B. einer Bank, einem Lieferdienst oder sogar einem Kollegen. Der Empfänger wird oft aufgefordert, auf einen Link zu klicken oder einen Anhang zu öffnen, was in den meisten Fällen zur Installation von Schadsoftware oder zur Weiterleitung auf gefälschte Websites führt. Sicherlich sind viele diese Mails auch schon für das Auge eines Laien erkennbar, und doch passiert es täglich, dass diese Methode erfolg hat.
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Warum sind mittelständische Unternehmen besonders gefährdet?
Mittelständische Unternehmen werden häufig als Ziel von Phishing-Angriffen ausgewählt, weil sie oft nicht über die umfangreichen Sicherheitsressourcen wie die in großen Konzernen verfügen. Zudem können selbst kleinere Sicherheitslücken in den IT-Systemen erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. Daher ist es für Unternehmen nicht nur in Wunstorf und Hannover besonders wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um Phishing Mails effektiv zu blockieren.
Maßnahmen zur Blockierung von Phishing-Mails
Um dein Unternehmen vor den Gefahren von Phishing-Mails zu schützen, solltest du folgende Maßnahmen ergreifen. Hier sind einige Vorschläge von uns, die du sofort umsetzen kannst:
1. Verwende fortschrittliche E-Mail-Filter
E-Mail-Filter sind das erste Hindernis, das Phishing-Mails überwinden müssen, um in die Posteingänge deiner Mitarbeiter zu gelangen. Moderne E-Mail-Filterlösungen bieten weit mehr als nur eine einfache Spam-Erkennung. Sie analysieren eingehende E-Mails auf verdächtige Merkmale, wie ungewöhnliche Absenderadressen, zweifelhafte Links und Anhänge oder verdächtige Betreffzeilen. Ein gut konfigurierter E-Mail-Filter kann bereits eine große Anzahl von Phishing-Versuchen blockieren, bevor sie überhaupt gelesen werden. Du weißt nicht, wie du so einen E-Mail-Filter programmieren sollst? Ruf uns gerne an. Wir lotsen dich gerne durch diesen Prozess!
2. Nutze Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Die Multi-Faktor-Authentifizierung ist eine der effektivsten Methoden, um den Zugang zu sensiblen Informationen zu sichern. Selbst wenn ein Mitarbeiter versehentlich auf eine Phishing-Mail hereinfällt und seine Zugangsdaten preisgibt, bleibt der Zugang zu Unternehmensressourcen geschützt, wenn eine zweite Authentifizierungsmethode erforderlich ist. MFA kann beispielsweise durch eine mobile App, einen physischen Token oder eine SMS-Verifizierung erfolgen.
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3. Sensibilisiere deine Mitarbeiter
Technologie allein reicht nicht aus, um Phishing-Angriffe abzuwehren. Es ist ebenso wichtig, dass deine Mitarbeiter wissen, wie sie Phishing-Mails erkennen und richtig darauf reagieren. Regelmäßige Schulungen und simulierte Phishing-Angriffe sind eine ausgezeichnete Methode, um das Bewusstsein für diese Bedrohung zu schärfen. Mitarbeiter sollten darin geschult werden, verdächtige Mails zu erkennen, Links zu überprüfen und niemals auf verdächtige Anhänge zu klicken.
4. Setze auf Domain-basierte Authentifizierung, Berichterstattung und Konformität (DMARC)
DMARC ist ein Protokoll, das hilft, E-Mail-Spoofing zu verhindern. Es ermöglicht dir, anzugeben, welche E-Mail-Server autorisiert sind, E-Mails in deinem Namen zu versenden. Dadurch können gefälschte E-Mails, die vorgeben, von deinem Unternehmen zu stammen, leichter erkannt und blockiert werden. DMARC kann auch verwendet werden, um Berichte über missbräuchliche Nutzung deiner Domain zu erhalten, sodass du schneller auf Sicherheitsprobleme reagieren kannst.
5. Halte deine Software immer aktuell
Cyberkriminelle nutzen oft bekannte Schwachstellen in Softwareprogrammen, um Phishing-Angriffe durchzuführen. Indem du sicherstellst, dass alle Programme und Systeme in deinem Unternehmen regelmäßig aktualisiert werden, kannst du potenzielle Angriffsflächen minimieren. Dies betrifft nicht nur Betriebssysteme, sondern auch E-Mail-Clients, Webbrowser und alle anderen Anwendungen, die im Unternehmen verwendet werden. Gerne übernehmen wir für dich sämtliche Updates und auch das Monitoring deines Systems! So hast du immer eine frisch gewartete und aktuelle IT im Rücken und kannst dich voll und ganz auf dein Tagesgeschäft konzentrieren.
Was tun, wenn eine Phishing-Mail durchkommt?
„Le grand malheur!!“ Trotz aller Schutzmaßnahmen kann es passieren, dass eine Phishing-Mail doch in den Posteingang gelangt. In diesem Fall ist es wichtig, dass du und deine Mitarbeiter wissen, wie man richtig reagiert:
1. Nicht auf Links klicken
Grundsätzlich sollte in deinem Unternehmen die „Zero-Trust-Strategie“ gelebt werden! Das bedeutet, dass niemand einfach so irgendwem trauen sollte. Wenn also eine verdächtige E-Mail im Posteingang auftaucht, solltest du niemals auf darin enthaltene Links klicken. Diese Links könnten zu gefälschten Websites führen, die darauf ausgelegt sind, sensible Informationen abzufangen oder Schadsoftware auf deinem Computer zu installieren. Es gibt Möglichkeiten, verdächtige Mails in einen sicheren Bereich zu überführen, wo sie zwar sichtbar bleiben aber keinen Schaden mehr anrichten können. Gerne erklären wir dir, wie wir das auch bei dir einrichten können.
2. Anhänge nicht öffnen
Dieser Teil versteht sich quasi von selbst! Öffne niemals Anhänge aus verdächtigen E-Mails. Diese Anhänge könnten schädliche Programme enthalten, die sofort nach dem Öffnen aktiviert werden und dein System infizieren.
3. Verdächtige E-Mails melden
Jede verdächtige E-Mail sollte sofort der IT-Abteilung oder dem zuständigen Sicherheitsteam gemeldet werden. Viele Unternehmen haben spezielle Verfahren oder Tools, um solche Mails zu melden und zu analysieren. Dies hilft nicht nur, das Risiko zu minimieren, sondern ermöglicht es auch, künftige Phishing-Angriffe besser abzuwehren. Diese verdächtigen Mails können dann in eine White- bzw. Blacklist überführt werden, um auch andere Unternehmen davor schützen zu können.
4. Passwort sofort ändern
Wenn du den Verdacht hast, dass du auf eine Phishing-Mail hereingefallen bist und deine Zugangsdaten preisgegeben hast, solltest du sofort das Passwort ändern. Dies gilt insbesondere für Unternehmenszugänge oder andere kritische Konten!
Die Bedeutung einer umfassenden Sicherheitsstrategie
Das Blockieren von Phishing-Mails ist ein wichtiger Teil der IT-Sicherheitsstrategie deines Unternehmens, aber es ist nur ein Baustein von vielen. Eine umfassende Sicherheitsstrategie sollte alle Bereiche abdecken – von Netzwerksicherheit über den Schutz mobiler Geräte bis hin zu physischer Sicherheit in deinem Büro.
Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
Führe regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um sicherzustellen, dass deine Sicherheitsmaßnahmen stets auf dem neuesten Stand sind. Diese Überprüfungen können Schwachstellen aufdecken und helfen dir, dein Sicherheitssystem kontinuierlich zu verbessern. Wir bieten dir zu diesem Zweck die verschiedensten Sicherheitstests an, um dein System auf Herz und Nieren zu prüfen und Sicherheitslücken schonungslos aufzudecken.
Unsere Managed Services können Phishing Mails nachhaltig blockieren!
Managed Anti-Spam ist das Zauberwort, welches bereits viele Unternehmen von dem Plagegeist „Phishing Mail“ befreit hat. Mit diesem System sorgen wir nämlich dafür, dass Phishing Mails schon im Vorfeld aussortiert und in eine Art Quarantäne-Box verschoben werden, wo sie keinen Schaden mehr anrichten können. Für diesen Service nutzen wir White- bzw. Blacklists, die ständig auf dem aktuellen Stand gehalten werden, um auch die neuesten Phishing Mails aussortieren zu können.
Managed Anti-Spam verhindert nervige Werbe-Mails und gefährliche Hacking-Attacken. Jetzt im Blog!
easy digital office macht dein E-Mail-Postfach einfach sicherer!
Indem du die hier beschriebenen Maßnahmen umsetzt und stets wachsam bleibst, kannst du dein Unternehmen effektiv vor den Gefahren von Phishing-Mails schützen. Die Sicherheit deiner Daten und deiner IT-Systeme hängt nicht nur von der eingesetzten Technologie ab, sondern auch davon, wie gut du und dein Team auf potenzielle Bedrohungen vorbereitet seid. Mit einer Kombination aus technischer Vorsorge, Mitarbeiterschulungen und regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen bist du bestens gerüstet, um Phishing-Angriffe abzuwehren und dein Unternehmen sicher zu halten.
Leider fällt es den meisten Unternehmen sehr schwer, sich optimal gegen Spam Mails zu positionieren, weil einfach die technischen Grundverständnisse wenig bis gar nicht vorhanden sind. Gerne unterstützen dich unsere Experten bei easy digital office aus Wunstorf dabei, eine perfekte Sicherheitsstrategie in deinem Unternehmen zu etablieren. Gemeinsam machen wir dein Unternehmen für Hacker extrem unattraktiv!
