Die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Doch wer kümmert sich schon gerne um dieses zeitraubende Thema? Hier kommt die Archivierungssoftware ins Spiel – ein Werkzeug, das weit über die bloße Speicherung von Dokumenten hinausgeht. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, Informationen sicher zu speichern, leicht zugänglich zu machen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile und Funktionen der Archivierungssoftware und stellen Therefore™, einem der führenden Anbieter in diesem Bereich, vor.
Die Archivierungspflicht ist übrigens auch Bestandteil der kommenden NIS-2-Richtlinie für Unternehmen in Europa im Oktober 2024. Bist du mit deiner Firma auch betroffen? Hier kannst du es nachlesen.
Warum Archivierungssoftware wichtig ist
Eine professionelle Archivierungssoftware sollte zahlreiche Vorteile bieten, insbesondere für mittelständische Unternehmen, die oft mit einer Vielzahl von Dokumenten und Daten umgehen müssen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum du in eine professionelle Archivierungssoftware investieren solltest:
- Effizienz und Produktivität: Die elektronische Erfassung und Speicherung von Dokumenten spart Zeit und reduziert Fehler. Dokumente können schnell und einfach gefunden, indiziert und nach verschiedenen Kriterien geordnet werden, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt .
- Kostensenkung: Durch die Digitalisierung von Dokumenten entfallen die Kosten für physische Lagerung und Kopien. Zudem werden die mit manueller Indexierung verbundenen Fehler reduziert, was zu weiteren Kosteneinsparungen führt .
- Rechtskonformität: Archivierungssoftware hilft dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass Dokumente sicher aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere Datenschutzgesetze .
- Sicherheit: Moderne Archivierungssoftware bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind .
Therefore™ – Archivierungssoftware „made in Austria“!
Die Therefore Corporation bietet eine umfassende Informationsmanagement-Software, die speziell darauf ausgelegt ist, die Effizienz und Sicherheit von Unternehmen zu verbessern. Therefore™ bietet Lösungen für Unternehmen jeder Größe und Branche, von der Produktion über das Rechnungswesen bis hin zum Rechtswesen .
Hauptfunktionen von Therefore™
- Dokumentenerfassung und -indizierung: Therefore™ ermöglicht die Digitalisierung und automatische Indizierung von Papierdokumenten. Mithilfe von Tools wie dem Therefore™ Capture Client und dem Therefore™ Content Connector können Dokumente schnell erfasst und in das digitale Archiv übertragen werden .
- Workflow-Management: Mit dem flexiblen Workflow-Modul können Dokumente elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies beschleunigt die Bearbeitung und stellt sicher, dass Aufgaben nicht vergessen werden .
- Sicherheit und Compliance: Therefore™ stellt sicher, dass nur befugtes Personal auf sensible Informationen zugreifen kann. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, die Compliance-Standards einzuhalten und bietet eine sichere Datenablage, die vor externen Bedrohungen schützt .
- Mobile Zugänglichkeit: Mit der Therefore™ Mobile App können archivierte Dokumente auch unterwegs eingesehen und bearbeitet werden. Dies bietet eine hohe Flexibilität und unterstützt die mobile Arbeitsweise vieler moderner Unternehmen .
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Therefore™ bietet sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen an, die sich den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen lassen. Dadurch können Unternehmen klein anfangen und die Lösung bei Bedarf erweitern .
Datenschutz und gesetzliche Anforderungen
Ein Aspekt, der bei einer Archivierungssoftware eine ganz besondere Rolle spielt, ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Die DSGVO und andere (europäische) Datenschutzgesetze stellen strenge Anforderungen an die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Archivierungssoftware wie Therefore™ hilft Unternehmen, diese Anforderungen möglichst elegant und gründlich zu erfüllen, indem sie sichere Aufbewahrungsmechanismen und die Möglichkeit zur kontrollierten Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bietet. Alle Funktion sind dabei so ausgearbeitet und ausgefeilt, dass sie den Arbeitsalltag möglichst wenig belasten. Angenehmer kann eine lästige Archivierungspflicht nicht sein.
Du kannst jetzt ganz einfach sämtliche IT-Prozesse deines Unternehmens in die Cloud auslagern und dadurch mehr Effizienz aus deinem Unternehmen herausholen. Hier zeigen wir dir, wie wir das machen.
easy digital office aus Wunstorf unterstützt dich!
Archivierungssoftware ist ein unverzichtbares Werkzeug für mittelständische Unternehmen, um Effizienz, Sicherheit und Rechtskonformität zu gewährleisten. Mit Therefore™ bieten wir dir eine umfassende und flexible Lösung, die sich an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lässt. Durch die Investition in eine leistungsfähige Archivierungssoftware kannst du nachhaltig sicherstellen, dass dein Unternehmen optimal aufgestellt ist, um den Herausforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung zu begegnen.
Unsere Experten bei easy digital office in Wunstorf bei Hannover sind deine Ansprechpartner, wenn es um die professionelle Implementierung von Archivierungslösungen geht. Kontaktiere uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!
